Confluence-Synchronisation

Diese Anleitung erklärt, wie Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Smartchat-Space und einer Confluence-Data-Center-Instanz einrichten. Nach der Verbindung synchronisiert Smartchat die Confluence-Seiten jede Nacht, sodass sie durchsuchbar sind und als Kontext für Ihre Unterhaltungen bereitstehen.

Hinweis

Diese Funktion ist für Confluence Data Center 9.2.x ausgelegt. Andere Versionen funktionieren möglicherweise, sind aber nicht offiziell getestet. Confluence Cloud wird derzeit nicht unterstützt.

Details zu dieser Version finden Sie in der Atlassian-Dokumentation zu Confluence Data Center 9.2.

Voraussetzungen

• Sie benötigen die Rolle Space Owner im Smartchat-Space. Details unter Rollen.
• Ein Service-Account-Token oder ein Personal Access Token (PAT) des Confluence-Servers, den Sie synchronisieren möchten. Fragen Sie Ihren Confluence-Administrator, wenn Sie nicht wissen, wie Sie eines erhalten.
• Datenverbindungen müssen in Ihrer Smartchat-Umgebung aktiviert sein. Fehlt die Seite Datenverbindungen, wenden Sie sich an Ihren Anwendungsinhaber.

Verstehen Sie, was synchronisiert wird

Der Synchronisationsprozess hat Zugriff auf alle Seiten, die für das angegebene Benutzerkonto sichtbar sind. Er kann keine Seiten synchronisieren, die der Benutzer nicht sehen kann, aber er wird alles synchronisieren, was der Benutzer sehen kann, einschließlich Seiten, die als privat oder sensibel gelten.

Stellen Sie vorab sicher, dass Sie berechtigt sind, all diese Inhalte mit allen Personen zu teilen, die Zugriff auf den Smartchat-Space haben.

Schritt 1 — Datenverbindungen öffnen

Klicken Sie auf Ihr Profilbild, wählen Sie Administration und wählen Sie unter Bereichsinhaber im Feld Aktueller Bereich den zu konfigurierenden Space. Öffnen Sie dann Datenverbindungen. Sie sehen eine Tabelle mit allen vorhandenen Verbindungen dieses Spaces.

Schritt 2 — Neue Verbindung anlegen

Klicken Sie auf Datenverbindung hinzufügen. Das Formular hat drei Abschnitte:

Quelle

Feld	Beschreibung
Art	Wählen Sie Confluence.
Name	Ein Name für die Verbindung: 3 bis 64 Buchstaben, Ziffern, - oder _, keine Leerzeichen. Der Name identifiziert die Verbindung und kann später nicht geändert werden.
URL	Die Basis-URL Ihrer Confluence-Instanz, z. B. https://strive.devops.t-systems.net/confluence/
Space-Schlüssel	Der Confluence-Space Key, der synchronisiert werden soll. Das ist das kurze Präfix in Confluence-URLs. Lauten Ihre Seiten-URLs z. B. https://strive.devops.t-systems.net/confluence/spaces/AIFS/pages/..., ist der Space Key AIFS.

Zugangsdaten

Feld	Beschreibung
Authentifizierung	BASIC AUTH für Benutzername plus Token oder Passwort, BEARER TOKEN für ein allein gesendetes Token.
Benutzername	Der Benutzername des Service- oder persönlichen Kontos (nur Basic Auth).
Passwort oder Token	Das zugehörige Zugriffstoken oder Passwort.

Synchronisierung

Feld	Beschreibung
Zielkollektion	Wo die synchronisierten Seiten landen. Allgemeine Kollektion ist die Standardkollektion des Spaces, sichtbar für jedes Mitglied; wählen Sie eine andere Kollektion des Spaces, um stattdessen dorthin zu synchronisieren.
Aktiv	Eingeschaltet lassen. Inaktive Verbindungen behalten ihre Einstellungen, werden aber von der nächtlichen Synchronisation übersprungen.

Telekom Wiki (wiki.telekom.de)

Wenn Sie das interne Telekom Wiki anbinden, verwenden Sie diese Werte:

• URL: https://wiki.telekom.de/ (nicht mehr: kein /wiki, kein Pfad)
• Authentifizierung: BASIC AUTH
• Benutzername: Ihr Telekom-Wiki-Benutzername. Dieser ist case-sensitive; verwenden Sie für das Telekom Wiki Ihre E-Mail-Adresse in Kleinbuchstaben
• Passwort oder Token: ein API-Token, das Sie unter wiki.telekom.de → API-Tokens generieren

Verwenden Sie nicht Ihr echtes Passwort

Auch bei BASIC AUTH tragen Sie das generierte API-Token in das Feld Passwort oder Token ein, nicht Ihr echtes Kontopasswort. „Basic Auth“ bedeutet hier „Benutzername und Token als HTTP-Basic-Credentials senden“, nicht „Ihr Login-Passwort senden“.

Schritt 3 — Testen und speichern

Klicken Sie unten im Formular auf Verbindung testen. Das Ergebnis-Badge neben der Schaltfläche zeigt, ob Smartchat den Confluence-Space mit diesen Zugangsdaten erreichen konnte (mögliche Ergebnisse siehe Fehlerbehebung).

Klicken Sie auf Speichern. Bei Erfolg erscheint die Meldung Verbindung gespeichert und nächtliche Synchronisierung eingeplant., und die Verbindung wird in der Tabelle gelistet. Schlägt der Test fehl, wird die Verbindung trotzdem gespeichert, ihre Synchronisation bleibt aber pausiert, bis Sie die Einstellungen korrigieren und erneut speichern.

Schritt 4 — Verbindung prüfen

Spalte	Bedeutung
Status	Aktiv (grün) oder Inaktiv.
Dokumente	Anzahl der bisher synchronisierten Seiten.
Nächste Synchronisierung	Wann der nächste nächtliche Lauf fällig ist, oder Pausiert.
Letzte Synchronisierung	Datum des letzten erfolgreichen Laufs.

Ein Klick auf den Namen der Verbindung kopiert ihn in die Zwischenablage.

Synchronisierungszeitplan

• Die Synchronisation läuft automatisch jede Nacht. Die Spalte Nächste Synchronisierung zeigt die genaue Uhrzeit.
• Die erste Synchronisation importiert alle Seiten und kann je nach Umfang der Inhalte zwischen wenigen Minuten und mehreren Stunden dauern.
• Nachfolgende Synchronisationen verarbeiten nur Änderungen und sind in der Regel deutlich schneller.

Verbindungen verwalten

Jede Zeile hat rechts eine Reihe von Aktionsschaltflächen:

Schaltfläche	Aktion
Verbindung testen	Prüft, ob URL und Zugangsdaten noch gültig sind. Das Ergebnis erscheint als Meldung.
Jetzt synchronisieren	Startet sofort eine inkrementelle Synchronisation. Smartchat verfolgt den Lauf und meldet Synchronisierung von … abgeschlossen. oder … fehlgeschlagen. Im Normalfall reicht die nächtliche Synchronisation aus.
Neu indizieren	Importiert alle Inhalte aus Confluence neu statt nur die Änderungen. Nutzen Sie es nach einem Wechsel der Zielkollektion oder wenn Seiten fehlen. Das kann lange dauern und belastet den Confluence-Server, deshalb ist es nach 20:00 Uhr deaktiviert.
Datenverbindung bearbeiten	URL, Schlüssel, Zugangsdaten, Zielkollektion oder den Schalter Aktiv ändern. Lassen Sie die Zugangsdaten leer, um die gespeicherten zu behalten; geben Sie sie erneut ein, um vor dem Speichern zu testen. Name und Art sind fest.
Datenverbindung entfernen	Löscht die Verbindung und ihren Zeitplan. Bereits in den Space synchronisierte Inhalte bleiben erhalten.

Synchronisierungsstatus prüfen

Space Owner können den Fortschritt der Synchronisation in der Zielkollektion unter Arbeitsbereich → Wissen verfolgen. Synchronisierte Seiten tragen das Confluence-Symbol. Jede Datei zeigt einen Status: Ingested bedeutet, dass die Seite erfolgreich verarbeitet wurde. Jeder andere Status weist auf einen Fehler hin, siehe Ingestion-Fehler.

Zugriff auf die Daten

Nach Abschluss der Synchronisation stehen die Confluence-Inhalte in der Smartchat-Chat-Oberfläche zur Verfügung.

Achtung

Synchronisierte Daten werden nicht automatisch als Kontext geladen. Die Zielkollektion muss zuerst ausgewählt werden.

1. Wählen Sie den Space über den Space-Selector oben links aus.
2. Fügen Sie die Zielkollektion (standardmäßig „{Space Name} - General“) mit dem #-Shortcut zum Chat hinzu.

Fehlerbehebung

Der Verbindungstest liefert eines der folgenden Ergebnisse:

Ergebnis	Bedeutung
WORKS	Die Verbindung ist funktionsfähig.
CONNECTION_ERROR	Smartchat kann den Server nicht erreichen (Timeout, DNS-Fehler, Verbindung abgelehnt).
MISSING_CREDENTIALS	Kein Benutzername oder Secret wurde angegeben.
HTTP_AUTH_FAILED	Die Zugangsdaten wurden abgelehnt (falscher Benutzername/falsches Passwort oder abgelaufenes Token).
HTTP_ERROR_400	Die Anfrage ist fehlerhaft (meist ein falscher URL-Pfad oder fehlende Parameter).
HTTP_ERROR_404	Die URL oder der Space Key wurde auf dem Server nicht gefunden.
HTTP_ERROR_4XX	Ein anderer clientseitiger Fehler (z. B. 403 Forbidden, 429 Rate Limited).
HTTP_ERROR_500	Interner Serverfehler auf Confluence-Seite.
HTTP_ERROR_5XX	Ein anderer serverseitiger Fehler auf Confluence-Seite.
HTTP_ERROR	Ein nicht klassifizierter HTTP-Fehler.
INVALID_RESPONSE	Der Server hat geantwortet, aber nicht mit der erwarteten Confluence-API-Antwort, meist ein falscher URL-Pfad.
FAILED	Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten.

CONNECTION_ERROR

Ursache: Der Confluence-Server ist nicht erreichbar. Die URL ist möglicherweise falsch, der Server nicht verfügbar oder es liegt ein Netzwerk-/Firewall-Problem vor.

Lösung: Überprüfen Sie die Confluence-Basis-URL. Data-Center-Instanzen verwenden typischerweise einen Pfad wie https://your-server.example.com/confluence/. Verwenden Sie die API-Basis-URL, nicht die URL, die Sie beim Navigieren im Browser sehen.

HTTP_AUTH_FAILED

Ursache: Der Benutzername oder das Passwort ist falsch, oder das API-Token ist abgelaufen oder wurde widerrufen.

Lösung: Erstellen Sie das API-Token in Ihren Confluence-Kontoeinstellungen neu und prüfen Sie, ob der Benutzername zum Token-Inhaber passt.

HTTP_ERROR_404

Ursache: Entweder ist der URL-Pfad falsch (z. B. mit oder ohne /wiki), oder der Space Key ist falsch. Möglicherweise wurde der Anzeigename statt des Space Keys verwendet, oder es liegt ein Tippfehler vor. Space Keys unterscheiden Groß- und Kleinschreibung.

Lösung: Prüfen Sie zuerst den URL-Pfad. Schlagen Sie dann den korrekten Space Key in Confluence unter Settings → Space details nach.

Einrichtung erfolgreich, aber Ingestion oder Chat schlägt fehl

Ursache: Die Konfiguration des Smartchat-Spaces ist unvollständig (kein API-Schlüssel oder Standardmodell gesetzt). Alternativ drosselt Confluence die API mit einer 429-Antwort, weil zu viele Seiten gleichzeitig abgefragt werden.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass der Space über einen gültigen API-Schlüssel und ein Standardmodell verfügt, bevor Sie die Confluence-Synchronisation einrichten. Bei Ratenbegrenzung wenden Sie sich an Ihren Confluence-Administrator. Den Ingestion-Status sehen Sie in der Zielkollektion.

Einige oder alle Seiten fehlen nach der Ingestion

Ursache: Der Inhaber des API-Tokens hat keinen Zugriff auf den Confluence-Space, oder einzelne Seiten haben eingeschränkte Berechtigungen, die den Token-Inhaber ausschließen.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass der Token-Inhaber Lesezugriff auf den Ziel-Confluence-Space und alle darin enthaltenen Seiten hat. Klären Sie seitenbezogene Einschränkungen mit Ihrem Confluence-Administrator. Führen Sie anschließend Neu indizieren aus.